Déménagement sécurisé des archives à Lausanne et Genève en Suisse

Comme les partenaires  le savent trop bien, la planification et l’exécution d’un déménagement de bureaux comportent de nombreux aspects. En plus de la logistique et de la gestion des interruptions de service potentielles, vous devez également prendre en compte les besoins de relocalisation spéciaux comme l’équipement ou les gros meubles et accessoires ; et si vous gérez un bureau qui conserve des dossiers de clients ou de patients (comme un cabinet comptable, un cabinet d’avocats ou un cabinet médical), la planification et l’exécution d’une relocalisation de dossiers est une tâche de taille.

Déménagement sécurisé des archives

Que vous déplaciez quelques grands classeurs ou une salle d’archives entière, il est important d’avoir un plan en place pour transférer vos dossiers d’un endroit à l’autre de manière ordonnée.  Si vous avez des systèmes de classement qui ne sont pas permanents dans votre bâtiment, beaucoup de gens se contentent de fermer les tiroirs et de déplacer les armoires remplies, mais celles-ci peuvent être très lourdes et cela n’empêche pas vos articles d’être secoués ou bousculés pendant le transport, ce qui signifie que des dossiers suspendus emballés de manière lâche peuvent facilement tomber ou se renverser dans les tiroirs. D’autres fois, les propriétaires d’entreprises doivent acheter des cartons bancaires, les charger de tous les dossiers, puis les trier et les réorganiser dans leur nouveau bâtiment, une tâche qui peut prendre beaucoup de temps.

 Comment simplifier le transfert de vos dossiers lors du déménagement dans un nouveau bureau

Si vous prévoyez un déménagement de bureau et que vous disposez d’une grande zone de stockage de fichiers ou d’un espace d’archivage de fichiers, Un professionnel Suisse à Lausanne et Genève peut vous aider à simplifier le processus.  Les services de transfert de fichiers sont faciles à utiliser et vous libèrent de toutes les contraintes liées à ce processus.

Transfert interne de fichiers

L’équipe d’experts d’Un professionnel Suisse à Lausanne et Genève vous aidera à organiser les choses et à accélérer le processus de transfert des zones de stockage des fichiers en vrac. Cette solution est idéale pour les déménagements de bureaux, le transfert de dossiers actifs vers des installations de stockage d’archives et bien plus encore.  Que vous déplaciez des fichiers vers un nouveau bureau, ou d’une zone de stockage ou d’un entrepôt à un autre, le personnel formé et assuré est là pour vous aider.

Les services de relocalisation de dossiers sont disponibles pour une variété d’organisations, notamment :

  • Les entreprises et les sociétés de services professionnels
  • Bibliothèques et centres d’archives
  • Laboratoires
  • Les établissements de santé, etc.
  • Relocalisation de fichiers externes

Si votre entreprise cherche à transférer des fichiers hors site et hors de vos zones de stockage de fichiers actives, Un professionnel Suisse à Lausanne et Genève récupère les fichiers pour les transporter en toute sécurité et les reclasser sur votre nouveau site. En outre, il propose des solutions de stockage hors site sécurisé dans un entrepôt.

Les services de stockage de dossiers

Le site dispose d’un espace de stockage sécurisé de plus de 160 000 pieds carrés. En plus des offres de stockage sécurisé standard, des sections d’un entrepôt offrent un espace de stockage conforme à l’ Administration Nationale des  Archives (ANA), ainsi qu’une chambre forte pour les médias à climat contrôlé.  Un espace de stockage conforme à la ANA répond aux normes minimales en matière de structure, d’environnement, de propriété et de sécurité des personnes pour le stockage des documents fédéraux. La chambre forte sécurisée et climatisée offre des options de stockage pour des articles tels que les supports informatiques et les microfilms qui nécessitent des conditions de stockage particulières.

Récupération et accès aux dossiers

Les clients ont également accès au logiciel de suivi de l’inventaire, qui leur permet de vérifier l’état de leurs dossiers au fur et à mesure de leur entrée et de leur sortie de l’entrepôt.  Pendant le déménagement, le processus de réception des dossiers est conçu pour maintenir tout système de classement déjà en place, de sorte que les dossiers puissent être facilement accessibles dans l’installation d’entreposage, au fur et à mesure de leurs besoins. Il étiquette  chaque boîte et chaque dossier avec des codes-barres et les importe dans le système de gestion des stocks, ce qui permet de localiser l’emplacement exact de vos dossiers en cliquant sur quelques boutons.  Les installations sont surveillées électroniquement pour empêcher tout accès non autorisé et sont équipées des systèmes les plus avancés de détection d’incendie, de fumée et de danger.

Conversion de documents

Si vous êtes en train de convertir des documents papier en fichiers numériques, les solutions de numérisation en masse offrent un moyen rapide et facile de convertir un grand volume de documents.  L’équipe viendra chercher vos documents, les préparera pour la conversion, créera un système de classement numérique basé sur vos spécifications de hiérarchie des fichiers, et plus encore. L’utilisation de la reconnaissance optique des caractères permet de créer des dossiers interrogeables pour vos systèmes. À la fin de votre projet, on peut transférer tous les documents nécessaires dans la zone de stockage sécurisée, et traiter le reste pour une destruction sécurisée.

Destruction sécurisée des dossiers

Le déchiquetage ou la purge en masse est un moyen rapide et facile d’éliminer de grandes quantités de documents périmés et de fichiers archivés. Les dossiers périmés et inutilisés peuvent créer des menaces de sécurité accrues pour votre organisation, vos clients et vos consommateurs lorsqu’ils sont laissés dans des zones de stockage archivées. un article proposé par topdemenagement.ch/geneve-2/

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