On vous a demandé de concevoir et de planifier un événement d’entreprise. Mais l’organisation d’un événement peut parfois sembler une tâche difficile, tant les éléments en jeu sont nombreux. Vous devez veiller à ce que votre événement soit non seulement réussi, mais aussi mémorable, utile et inspirant. De plus, vous devez souvent le faire avec des ressources et un temps limités. Mais tout cela est réalisable. Avec une planification intelligente, une équipe solide, un objectif clair et un lieu exceptionnel, tout événement peut être une réussite.
CONSEILS POUR LA PLANIFICATION D’UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE AFIN D’EN ASSURER LA RÉUSSITE
En suivant ces stratégies simples, vous serez en mesure d’éviter les erreurs courantes et de faire de tout événement un moment mémorable. Voici 20 conseils pour la planification d’événements d’entreprise qui vous aideront à faire de votre prochain événement une réussite.
Choisissez un lieu inspirant
Lors de l’organisation d’événements d’entreprise, il est important de penser au lieu. Un cadre impressionnant peut faire de votre événement un succès et donner à vos invités une bonne impression de vous, l’hôte. Trouvez un lieu unique pour votre événement d’entreprise qui s’adresse à votre public, correspond à votre budget, vous convient en tant qu’organisateur et offre à vos invités une pause enrichissante par rapport à la vie quotidienne de l’entreprise.
Fixer un budget
Lorsque vous planifiez un événement d’entreprise, vous devez commencer par établir un budget réaliste et travailler avec vos fournisseurs pour le respecter. Calculez le retour sur investissement de votre événement. Dressez une liste définitive de tous les éléments et calculez le coût de chacun d’entre eux, en obtenant le cas échéant des devis concurrentiels. Établissez un calendrier de paiement et un compte rendu des coûts encourus.
Créez un programme détaillé
Un événement d’entreprise doit se dérouler comme une horloge et le timing est essentiel. Plus vous serez précis sur ce que vous souhaitez, mieux le coordinateur du lieu pourra vous aider. Veillez à ce que le programme soit réaliste, non seulement pour le jour même mais aussi pour la période qui le précède, et assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans l’organisation de l’événement y adhèrent.
Planifiez à l’avance
Planifiez votre événement d’entreprise le plus longtemps possible à l’avance et échelonnez les différentes échéances et les points de repère au fur et à mesure que vous le faites. En cas de problème, vous disposerez de plus de temps pour vous adapter et y remédier. Cela vous aidera également à établir votre budget et, le cas échéant, à le modifier avant l’événement. En planifiant à l’avance, vous avez également plus de chances d’obtenir le lieu idéal aux dates souhaitées.
Un thème créatif
Le choix d’un thème unique, créatif et stimulant permettra à la fois de divertir les invités et de créer des souvenirs impérissables. Assurez-vous que le thème a un sens et qu’il est lié à votre message et à l’image de votre entreprise. Trouvez un nom pour votre événement et une stratégie pour le promouvoir auprès des participants, que ce soit par le biais de campagnes d’accroche, de concours ou de simples messages « date à retenir pour une fiesta ».
Déléguer
L’un des conseils les plus utiles en matière d’organisation d’événements d’entreprise, en particulier pour les organisateurs moins expérimentés, est d’accepter que vous ne pourrez pas tout faire vous-même. Assurez-vous d’avoir une équipe fiable autour de vous, avec des tâches clairement définies pour chacun, et un contact proche sur le lieu de l’événement qui connaît votre événement sur le bout des doigts.
Si vous êtes un participant à l’événement, ou l’hôte, plutôt qu’un organisateur d’événements, n’oubliez pas que vous voudrez passer du temps avec vos invités et vos collègues, et non pas être lié à un bureau d’accueil ou à une production en coulisses.
Utiliser le son et la lumière
Travaillez à l’avance avec le personnel du lieu et l’équipe technique pour vous assurer que les orateurs et les invités sont correctement éclairés, qu’il s’agisse d’un dîner assis ou d’un discours de motivation. Il en va de même pour la musique : la musique d’accompagnement, la musique de fond ou la musique en direct doivent toutes être bien coordonnées et correspondre à votre thème.
Pour les événements de grande envergure comportant de multiples éléments, de la vidéo, un signal sonore et différents orateurs, vous devriez envisager de travailler avec une équipe de production professionnelle.
S’adapter à votre public
Il est essentiel de comprendre la culture d’entreprise, le style et les besoins spécifiques de vos invités pour planifier un événement réussi. De plus en plus, les entreprises attendent de leurs événements qu’ils correspondent à leurs stratégies de responsabilité sociale d’entreprise (RSE) et à leurs objectifs de développement durable. Soyez attentif à votre public cible lors de la planification, afin de vous assurer que votre événement s’adresse à lui personnellement tout en faisant passer votre propre message.
Prévoir des expériences immersives et interactives
Les événements d’entreprise ne se limitent souvent pas au travail. Ils doivent également divertir, inspirer, renforcer l’esprit d’équipe et susciter des pensées et des actions positives. Planifiez des activités immersives impliquant des aventures douces, de la nourriture, des découvertes culturelles et la résolution de problèmes que votre groupe d’entreprise aimera et dont il se souviendra. Si vous mettez en place un programme d’incitation, assurez-vous que l’élément récompense brille et motive.
Créez des sessions en petits groupes
Pour les événements à caractère éducatif ou professionnel, assurez-vous de disposer de l’espace nécessaire pour organiser des séances en petits groupes autour des présentations principales. Veillez également à ce que les animateurs et les présentateurs de ces sessions disposent de la technologie et de l’équipement nécessaires pour faire passer leur message. Les petites sessions peuvent être essentielles pour créer des réseaux et discuter de questions relatives à des secteurs spécifiques de votre entreprise et doivent être traitées avec autant d’importance qu’une grande présentation.
Un article proposé par Daniel Juillerat ! En savoir plus en lisant son site : https://www.animation-daniel-juillerat.ch/soiree-dentreprise