La communication sur le lieu de travail numérique fait partie intégrante de toute organisation moderne. Depuis la situation COVID-19, beaucoup d’entre nous doivent travailler à distance, cela a pris une importance encore plus grande avec la majorité de la communication entre les employés qui se fait par voie numérique. Les employés utilisent des outils de communication quotidiens comme le courrier électronique, les logiciels de collaboration, le chat vidéo et vocal, entre autres technologies omniprésentes. Cependant, ils sont souvent tellement bombardés de communications que les données pertinentes se perdent dans la masse. C’est pourquoi les entreprises doivent formuler une stratégie de communication numérique qui favorise une véritable interaction et limite le bruit blanc. C’est la seule façon de maximiser l’expérience des employés dans un moment comme celui-ci.
Voici quelques stratégies pour vous aider à démarrer :
1. Introduire une nouvelle plate-forme de communication
Les communications internes sont plus faciles que jamais grâce aux progrès technologiques réalisés dans les systèmes matériels et logiciels. Les plates-formes intègrent des programmes largement disponibles et affichent les informations de l’entreprise dans un hub centralisé qui présente les nouvelles pertinentes de manière claire.
Cela évite à chaque utilisateur de devoir vérifier plusieurs applications ou serveurs web et de déchiffrer ce qui les concerne. En outre, ces plateformes peuvent placer des départements ou des groupes d’employés dans des catégories spéciales qui reçoivent des données ciblées. Comme ils consacrent moins de temps à un travail fastidieux ou au tri des données, la productivité et l’engagement de vos employés augmentent.
Quelle plateforme mon entreprise doit-elle utiliser ? Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. La solution que vous choisissez doit être un outil de communication complet qui donne la priorité à l’expérience des employés. Elle intègre des fonctionnalités de médias sociaux populaires dans une interface utilisateur élégante et compréhensible. Les utilisateurs peuvent se mettre en réseau et collaborer en toute transparence, tandis que les responsables traitent les commentaires et analysent les données en arrière-plan.
2. Former les employés sur le quai
Des utilisateurs mal formés peuvent rendre inadéquats même les outils de communication les plus complets. Vous devez être prêt à dispenser une formation détaillée à tous les employés qui utiliseront la plate-forme. Familiarisez tout le monde avec les fonctions de la nouvelle technologie et avec les domaines qui seront spécifiquement utiles à certains services. Une fois que les employés sont à l’aise avec la navigation et la manière d’exécuter les processus importants, le stress et l’anxiété liés aux changements de système s’atténuent. Les véritables avantages de la nouvelle plateforme sont alors réalisés.
Comment mon entreprise peut-elle offrir la meilleure formation ? La meilleure façon de mettre en place un programme de formation adapté aux besoins de votre entreprise est de vous assurer que votre nouvelle plateforme est bien documentée et prise en charge. Votre équipe de formation doit bien comprendre ses capacités. C’est pourquoi il est si important que votre fournisseur de choix fournisse des guides détaillés sur chaque aspect de l’intranet social. Pour toute question non couverte, vous devez pouvoir vous adresser à un professionnel qualifié du service clientèle afin de fournir à votre équipe de formation les informations nécessaires à l’élaboration d’un excellent cours de formation.
3. Avoir des conversations importantes en face à face
Il peut sembler étrange, dans un article sur la communication numérique sur le lieu de travail, de mentionner la communication en face à face, en particulier lorsque nous sommes si nombreux à être coincés à la maison, mais c’est quand même extrêmement important. Les e-mails et autres formes de communication textuelle manquent d’importantes files d’attente sociales visuelles qui renseignent les destinataires sur des aspects tels que l’urgence. Une recherche, montre que les demandes en face à face ont près de 35 fois plus de chances d’être satisfaites. Les e-mails passent à travers les mailles du filet et restent invisibles, tandis que les réunions en face à face ne sont pas oubliées aussi facilement.
Comment mon entreprise peut-elle être face à face avec des employés à distance ? Parfois, surtout maintenant que nous sommes si nombreux à travailler à distance, il n’est pas possible de se promener dans le couloir pour avoir une conversation en face à face avec un employé. C’est dans ces situations que vous utiliserez la technologie du chat vidéo. Les gens obtiennent ainsi des repères visuels importants et des informations détaillées. Ils bénéficient également de l’interaction sociale dont beaucoup d’entre nous ont besoin pendant leur quarantaine.
4. Communiquer, mais être efficace et réfléchi
Les travailleurs autant que les déménageurs passent en moyenne 209 minutes par jour à vérifier leurs e-mails. En fait, selon un récent rapport de Workfront, 53 % des employés déclarent que les « courriers électroniques excessifs » sont un problème majeur qui réduit la productivité. Avant d’envoyer une communication numérique, demandez-vous si elle est nécessaire. Examinez vos communications quotidiennes programmées et voyez si certains rapports peuvent être consolidés, voire éliminés.
Comment savoir si nous communiquons trop ? Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires. Si vous utilisez une plate-forme intranet qui permet de recueillir les réactions des employés, profitez des enquêtes ou des tableaux de commentaires et posez la question à vos employés. Vous pourrez ainsi savoir quelles sont les informations qui ne sont pas nécessaires.
5. Soyez direct et professionnel
Tout le monde aime un bon chat de temps en temps, mais rappelez-vous que chaque minute que passe un employé à chercher la réaction parfaite GIF est une minute perdue pour la distraction. Restez professionnel et évitez les communications numériques verbeuses sur le lieu de travail.
Comment sommes-nous censés faire connaissance avec nos employés ?
L’interaction semble plus authentique en face à face. Essayez de limiter les conversations personnelles générales (par exemple, Comment s’est passé votre week-end ?) aux réunions en face à face lorsque c’est possible. Si vous commencez à envoyer ce genre de communications personnelles, vous commencerez à avoir le même problème que celui que vous avez rencontré plus haut – communiquer à l’excès et submerger vos employés.
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