GED : Réponses à 6 FAQ sur la gestion des documents électroniques (et les logiciels)

Lorsqu’il s’agit de gérer des documents, les approches traditionnelles ne fonctionnent plus. Pour la plupart des organisations, il y a simplement trop de données à suivre pour qu’un processus physique puisse les traiter efficacement. C’est là qu’intervient la gestion électronique des documents et la technologie qui la sous-tend. Continuez à lire pour obtenir les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur cette fonction numérique appelée GED.

GED : 6 FAQ

1. Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents est un ensemble de politiques et de processus axés sur la gestion des documents sous forme numérique. Cette fonction est assurée par un système informatique ou un autre type de technologie, généralement une GED.

2. Qu’est-ce que l’imagerie des documents électroniques ?

L’imagerie des documents électroniques fait référence à la conversion de documents papier en images numériques – en d’autres termes, le résultat de cette pratique alimente la gestion des documents électroniques. Dans certains cas, cela peut également inclure la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui transforme les mots des images de documents en texte lisible. La nécessité de l’imagerie électronique des documents diminue à mesure que les entreprises et les industries dans leur ensemble se tournent davantage vers les systèmes et les processus numériques.

3. Que signifie GED ?

GED signifie système de gestion électronique de documents. Dans certains cas, les gens peuvent également utiliser EMDS pour désigner un logiciel de gestion de documents électroniques. Cependant, les deux termes font référence à la même solution numérique.

4. Qu’est-ce que la technologie GED ?

La technologie GED permet de stocker, de suivre, d’organiser et de gérer divers types de documents et de fichiers afin de réduire ou d’éliminer l’utilisation du papier et d’accroître l’efficacité.  Un PDG de société de Software, dit qu’il a entendu des gens décrire une GED comme un classeur électronique, mais il pense que c’est trop restrictif. « Un classeur, de par sa conception, a des limites d’espace. Je décris plutôt un SGED en termes de Harry Potter – c’est la version électronique du sac à main d’Hermione, avec un espace intérieur infini. Je peux mettre presque n’importe quoi à l’intérieur d’un SGDE sans jamais manquer de place ». Bien qu’il ne s’agisse pas exactement du sac d’Hermione, c’en est assez proche. Commencez votre essai dès aujourd’hui et bénéficiez de fonctions de stockage de fichiers et de collaboration infinies pour votre équipe.

5. Quelles sont les caractéristiques typiques d’un GED ?

Stockage d’une grande variété de types de fichiers. Même au sein d’une industrie ou d’un secteur d’activité donné, les gens utilisent un certain nombre de fichiers différents : images, PDF, documents Word, dessins CAO, dossiers médicaux, etc. « Si vous ne pouvez stocker que des PDF ou des images, par exemple, vous perdez ce qui fait des solutions GED un bon investissement ». Recherche par mots-clés et étiquetage. Le balisage permet de classer et d’organiser les documents, tandis que la recherche vous aide à découvrir un fichier spécifique. Il est important de pouvoir retrouver rapidement les documents stockés, surtout lorsque leur nombre atteint des centaines, des milliers, etc. « Le stockage ne suffit pas. Avec d’innombrables fichiers, vous devez pouvoir trouver ce que vous cherchez rapidement et facilement ». Autorisations de fichiers. Les documents peuvent souvent être de nature sensible, c’est pourquoi les autorisations de fichiers sont importantes. Vous devez pouvoir limiter l’accès aux fichiers en fonction des rôles des utilisateurs (par exemple, directeur, comptable), des groupes d’utilisateurs (par exemple, finances, ressources humaines) ou d’utilisateurs spécifiques. « Tout le monde ne devrait pas avoir accès à tout ».

Collaboration synchrone sur les documents.

Il est souvent plus efficace de faire travailler plusieurs personnes en même temps sur un même document, surtout si elles ont besoin d’un apport mutuel pour produire un document cohérent. « Cette fonction est indispensable pour que les documents soient traités rapidement », explique un avocat spécialisé dans les préjudices corporels.

Auditabilité.

Que ce soit pour des raisons de conformité ou de sécurité, il est important de disposer d’une trace écrite numérique. Un SGED robuste permet de suivre les actions des utilisateurs. « Lorsque les utilisateurs naviguent dans le système, chaque action de l’utilisateur est enregistrée, ce qui permet de suivre facilement l’historique complet de leur travail ».

La sécurité.

Compte tenu de la sensibilité et de la confidentialité des données de l’entreprise, une GED permet un stockage sécurisé des fichiers. « Il est important que les fichiers soient également sécurisés lors du téléchargement. Vérifiez que les données sont sécurisées pendant le transit ainsi qu’au repos avant de choisir une GED ».

Intranets.

Certaines solutions de GED ont des fonctionnalités plus avancées, comme la possibilité de mettre en place un intranet d’entreprise. Un intranet permet à votre entreprise d’aller au-delà du simple partage de fichiers : vous pouvez dialoguer avec des personnes de toute l’organisation, partager des connaissances, etc. Le GED peut également vous permettre de créer des espaces de travail plus petits et personnalisés au sein de votre intranet pour des groupes de travail ou des équipes spécifiques. « Cela donne aux équipes plus de fluidité lorsqu’elles travaillent sur des projets.

6. Comment les GED sont-ils utilisés dans la pratique ?

Soins de santé

Il cite un excellent cas d’utilisation dans le domaine médical. Au milieu des années 2010, les organismes de réglementation ont imposé aux établissements de santé de passer des processus papier aux systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME). Mais il affirme que de nombreux cabinets et hôpitaux avaient déjà basculé en raison de la commodité offerte par un bon SGDE. « Ils pouvaient stocker les formulaires des patients, les images radiologiques, les tomodensitogrammes, les vidéos des examens d’endoscopie et même les fichiers audio des examens des patients. Tous ces documents étaient disponibles par le biais d’un système sécurisé au lieu d’être éparpillés dans des rangées de classeurs. »

Droit

Il présente un cas d’utilisation dans le domaine juridique. Un cabinet utilise un GED pour collaborer sur tous les types de documents juridiques. Il aime avoir chaque document à portée de main, qu’il soit sur son ordinateur portable ou son téléphone mobile. Il est en mesure de partager et de travailler sur des fichiers simultanément avec son personnel, éliminant ainsi le besoin d’échanger des courriels qui prennent beaucoup de temps. « Je peux suivre tous mes fichiers, voir quelles modifications ont été apportées et qui les a effectuées », explique-t-il. En outre, il  apprécie la tranquillité d’esprit que lui procure la protection et la sauvegarde de ses fichiers en cas de sinistre ou de violation de la sécurité, sans compter qu’il n’a plus à s’inquiéter de l’achat de disques durs ou du manque d’espace de stockage. « Bien que nous disposions de plusieurs téraoctets de stockage sur disque dur combiné, nous n’avons aucune utilité de cet espace. Tout est dans le nuage. Si nous avons besoin d’espace supplémentaire, nous pouvons simplement mettre à niveau notre plan. » Voir cette page https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ qui vous en dira encore plus sur le sujet