Flash info évident : la planification d’un événement d’entreprise implique de nombreuses décisions, qu’il s’agisse de trouver le bon emplacement, de choisir le menu, de respecter les contraintes de l’ordre du jour ou d’offrir ou non des cadeaux. Vous devez même tenir compte de l’éclairage.
4 conseils pour planifier un événement d’entreprise réussi
Avant de planifier les détails de votre événement, prenez le temps de réfléchir à ce qui en assurera la réussite. Ces quatre conseils vous aideront à planifier un événement mémorable, instructif et, si on ose le dire ainsi, amusant non ???
- Déterminez d’abord les objectifs de votre événement d’entreprise
Éduquer, informer, susciter un changement de comportement, présenter, célébrer ou améliorer les compétences : voilà autant d’objectifs possibles. Quel que soit votre choix, il déterminera le reste de la planification de votre événement, depuis le budget et le choix du lieu jusqu’au contenu et à l’approche. Veillez à ce que l’objectif soit stratégiquement aligné sur les objectifs généraux de l’entreprise, ce qui augmentera les chances que vos cadres soient plus enclins à adhérer à vos plans. Déterminer d’abord les objectifs vous permet également, à vous et à votre équipe, de clarifier un plan d’action pour mesurer le retour sur investissement de l’événement, ce qui est également très important pour les dirigeants. - Incorporer un thème amusant et pertinent
Choisissez un thème amusant pour exciter et engager vos participants tout au long de l’événement. Vous pouvez même les impliquer à l’avance en leur demandant de réfléchir à des moyens de s’immerger totalement dans le thème, en apportant des tenues, des objets liés au thème, en visionnant des vidéos avant l’événement ou en effectuant un travail préparatoire en équipe. Les thèmes ne sont pas seulement l’occasion de susciter l’enthousiasme ; ils peuvent également être utilisés pour renforcer la cohésion de votre événement d’entreprise, en particulier s’il s’étend sur plusieurs jours. Insérez des éléments de votre thème dans différentes activités pour que les participants s’y retrouvent.
Lorsque vous décidez d’intégrer un thème à votre événement, veillez à accorder une attention particulière aux détails. En revanche, un thème bien pensé et bien exécuté montre que votre entreprise a investi du temps et de l’énergie dans la création de cet événement – et que les participants sont censés faire de même. - Maintenir l’engagement des participants grâce à des activités immersives
Si l’un des objectifs de votre événement est d’enseigner de nouvelles compétences aux participants, explorez les approches de formation qui requièrent une participation active. Le fait d’inciter les participants à se lever de leur chaise et à interagir les uns avec les autres crée de l’enthousiasme tout au long de l’événement. En outre, l’apprentissage participatif est souvent plus efficace à long terme en termes de rétention. Lorsque les participants apprennent en faisant, ces connaissances restent en eux beaucoup plus longtemps que dans le cas de stratégies d’apprentissage passives. Nous sommes tous passés par là et savons qu’il est beaucoup plus facile pour les participants de « pointer » sur un cours magistral ou une présentation PowerPoint que sur une activité d’apprentissage pratique et engagée.
Si vous envisagez d’inclure des activités de formation immersives dans votre événement, n’oubliez pas de prendre en compte l’apprentissage par l’expérience. Dans un exercice d’apprentissage par l’expérience, les participants sont chargés de travailler ensemble à la réalisation d’un « projet » amusant mais difficile, et les compétences nécessaires pour relever ce défi sont les mêmes que celles requises pour réussir au travail. L’un des principaux avantages de cet exercice est qu’il permet aux participants d’acquérir de nouvelles compétences et de les mettre en pratique au cours du même exercice. Le fait de permettre aux participants de s’exercer dans le cadre d’une conférence, où ils peuvent obtenir un retour d’information immédiat de la part des animateurs, leur donne l’occasion d’affiner et de perfectionner ces compétences avant de les utiliser sur le lieu de travail. En outre, l’apprentissage par l’expérience convient à tous les types d’apprenants, ce qui le rend idéal pour les événements organisés à l’intention d’une main-d’œuvre diversifiée. - Investir dans des outils et des stratégies de fidélisation
Aucun événement d’entreprise ne devrait être une affaire « unique ». S’il s’agit d’enseigner aux participants de nouvelles compétences et informations, assurez-vous d’avoir mis en place un plan pour les aider à se souvenir des leçons apprises. Voici quelques exemples d’outils de mémorisation post-événement
• des vidéos en ligne ou des webinaires qui permettent de rafraîchir la formation à l’événement
• des jeux interactifs en ligne qui testent les connaissances des participants et leur capacité à retenir les concepts clés
• des discussions de groupe qui explorent les défis et les solutions abordés lors de l’événement
• des forums sur lesquels les participants peuvent poser des questions de suivi et participer à des discussions.
Garder à l’esprit la rétention tout au long du processus de planification vous aide également à concevoir des composants qui favorisent l’apprentissage à long terme.
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