Un système de gestion de documents et le logiciel documentaire sous-jacent ont des fonctionnalités qui se chevauchent avec des concepts connexes tels que le système de gestion de contenu (CMS) et la gestion des communications avec les clients (CCM). Un système de gestion de documents (SGD) reçoit, suit, stocke et gère des documents. Il conserve généralement plusieurs versions de chaque document, y compris les utilisateurs qui ont créé et modifié chaque version. Les fonctionnalités d’un système de gestion de documents se chevauchent quelque peu avec celles de concepts connexes tels que le système de gestion de contenu (CMS) et la gestion des communications avec les clients (CCM). Les organisations considèrent souvent un SGD comme un composant de la gestion de contenu d’entreprise (ECM), auquel cas le SGD est également lié à des processus supplémentaires comme la gestion des actifs numériques (DAM), l’imagerie documentaire, les systèmes de flux de travail et les systèmes de gestion des dossiers (RMS).
Le logiciel assure la gestion des documents dans le cas de documents numériques, bien que les GED physiques existent toujours. Cependant, la gestion moderne des documents fait généralement référence aux documents numériques, sauf indication contraire. L’histoire de la GED numérique a commencé au début des années 1980 et évolue encore rapidement aujourd’hui.
1980’s
Les fournisseurs ont commencé à développer des logiciels de gestion de documents d’entreprise pour gérer les documents papier au début des années 1980, lorsque l’informatique est entrée dans les mœurs. Outre les textes imprimés, ces premières versions de logiciels documentaires géraient également les photographies et les impressions physiques. L’étape suivante dans l’évolution d’une solution logicielle documentaire a été la capacité de gérer des documents électroniques qui étaient généralement stockés sur un ordinateur local. Ces types de logiciels de gestion de documents étaient connus sous le nom de systèmes de gestion électronique de documents (GED). De nombreux systèmes de GED ont ensuite été appelés systèmes d’imagerie documentaire, car ils stockaient des images de documents physiques. Ils se sont rapidement améliorés au point d’être capables de gérer de véritables documents électroniques, ainsi que d’autres fonctionnalités telles que l’audit, la collaboration, la sécurité et la gestion des flux de travail. La capacité des systèmes de GED à retrouver des documents sur la base de termes de recherche et à extraire du texte des documents était l’un de leurs plus grands avantages.
Les systèmes de GED stockaient souvent les documents dans des formats propriétaires, notamment des produits comme Microsoft Word, Excel et Adobe PDF. Cependant, le nombre de formats standardisés a rapidement augmenté, ce qui a permis aux systèmes de GED d’importer et d’exporter plus facilement des documents vers d’autres systèmes. Aujourd’hui, les systèmes de GED basés sur le Web commencent à stocker le contenu au format HTML, qui est plus adapté à des fonctionnalités telles que la recherche plein texte et l’extraction de fragments.
1990’s
Apple et Macintosh ont tous deux introduit des systèmes d’exploitation dotés d’interfaces utilisateur graphiques (GUI) au début des années 1990, ce qui a grandement facilité la visualisation de documents sur un écran d’ordinateur. Les vitesses de traitement des ordinateurs ont également augmenté au point que les logiciels de traitement de documents sur le bureau sont devenus pratiques. Des développeurs ont lancé des logiciels innovant et avant gardiste en 1998, que de nombreux analystes considèrent comme le premier SGD moderne.
2000’s
Les fournisseurs de GED ont introduit des produits aux fonctions plus complexes au début des années 2000, en grande partie grâce à l’augmentation rapide de la disponibilité de l’Internet. Les utilisateurs ont pu stocker plus facilement des documents au format numérique et y accéder à distance. Les fonctions de base introduites au cours de cette période comprenaient l’indexation, la numérisation, le stockage et la récupération. Les fonctions avancées des logiciels de gestion de documents d’entreprise comprennent désormais les pistes d’audit et la distribution. Les fonctions de versionnement et de sécurité sont également devenues beaucoup plus sophistiquées en 2010.
2010’s
L’informatique en nuage s’est généralisée au cours des années 2010, avec des taux de transfert de données de 15 Mbps facilement disponibles au début de cette décennie. Les entrepôts de données dont les capacités de stockage se mesurent en pétaoctets sont également devenus courants au cours de cette période, permettant aux utilisateurs de stocker et de récupérer des documents volumineux en quelques secondes. Pratiquement toutes les organisations ont adopté un certain type de GED pour gérer leur documentation physique au cours de cette période.
Aujourd’hui
Le volume de données que les équipes de projet se transfèrent entre elles est l’un des changements les plus évidents dans la GED au cours de la dernière décennie. La plupart des organisations s’orientent désormais vers un traitement sans papier dans toute la mesure du possible, ce qui prouve qu’elles apprécient l’utilisation de documents électroniques comme moyen d’apporter de la valeur à leurs clients. En outre, les utilisateurs sont moins susceptibles de perdre des documents électroniques.
Il y a dix ans, de nombreuses entreprises stockaient des documents sur des lecteurs partagés afin de les rendre plus accessibles. Toutefois, les limites des systèmes de fichiers tels qu’Explorer ne constituent pas la meilleure approche de la gestion des documents. Par exemple, Explorer a une capacité de recherche médiocre par rapport à un SGD dédié. En outre, l’obligation de stocker les fichiers sur un lecteur partagé ou un dossier public est souvent peu pratique. Les organisations qui mettent en œuvre une solution logicielle moderne de gestion de documents n’ont souvent aucun besoin d’archiver les documents. Les utilisateurs peuvent interroger une base de données unique pour trouver tout document, image ou message associé à une entité particulière telle qu’une organisation, une personne ou un projet. Cette capacité est particulièrement utile pour faire gagner du temps aux travailleurs et résoudre les litiges.
Le degré de collaboration entre les membres de l’équipe est une autre évolution majeure des SGD au cours des dernières années. L’adoption généralisée des pratiques agiles signifie que les organisations sont de plus en plus susceptibles de travailler à partir d’un modèle central pour leurs projets. Cette approche signifie que les membres de l’équipe doivent échanger davantage d’informations, ce qui nécessite une gestion formelle de la communication et de l’approbation des documents sur une plateforme unique.
Les logiciels documentaires
Ils sont également devenus un élément essentiel des solutions et des plates-formes de gestion des communications avec les clients (CCM). La gestion des communications avec les clients est un ensemble de pratiques qui permet aux entreprises d’améliorer et de gérer leurs communications avec les clients en utilisant divers canaux tels que les documents imprimés, les courriels, les messages texte et les pages Web. Elle permet de segmenter et de diffuser ces communications en fonction du contexte et du profil du client.
L’avenir des solutions logicielles pour documents
L’un des plus gros problèmes de la plupart des GED d’entreprise actuels est la difficulté de les intégrer aux environnements de travail de l’entreprise, tels qu’un environnement de bureau commun (CDE) ou un extranet. Cette limitation signifie que les membres de l’équipe doivent souvent effectuer deux fois la même tâche pour s’assurer d’avoir des enregistrements fiables, surtout lorsque ce membre ne possède pas le CDE ou l’extranet. Dans ces cas, il devient plus difficile de justifier le maintien des deux environnements, même s’ils servent des objectifs différents. Les dernières solutions logicielles documentaires offrent aux utilisateurs la possibilité de créer un projet dans leur environnement préféré et de mettre en place un espace dans le cloud pour permettre la collaboration avec l’ensemble de l’équipe. La GED peut ensuite synchroniser les données entre cet espace de collaboration et l’environnement de travail interne de chaque membre de l’équipe. Il peut également renvoyer les données de l’espace de collaboration vers les environnements des utilisateurs, afin qu’ils n’aient pas à faire deux fois la même chose.
Résumé
L’évolution des logiciels documentaires au cours des 40 dernières années a considérablement augmenté leurs capacités au-delà de leurs débuts en tant que système de fichiers de base. L’augmentation rapide du nombre de documents que les organisations doivent suivre a rendu les capacités de recherche particulièrement importantes pour les utilisateurs ayant une connaissance limitée du document qu’ils recherchent. L’intégration dans l’ensemble d’une organisation deviendra l’une des caractéristiques les plus précieuses d’un logiciel de gestion de documents dans un avenir proche, en particulier pour les entreprises. Un article proposé par : https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/
