Vous en avez assez de fouiller dans les classeurs, les tiroirs des bureaux et les salles de stockage pour trouver les documents que vous cherchez ? La tendance vers un bureau sans papier est plus forte que jamais, et un système de gestion des documents est le meilleur moyen d’y parvenir. Que vous soyez une grande entreprise possédant des milliers de documents physiques ou une petite entreprise cherchant à améliorer son processus de recherche de documents, un système de gestion de documents peut vous aider à atteindre vos objectifs organisationnels.
Vous recherchez un système de gestion de documents exceptionnel pour votre entreprise ?
Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents ?
Avant d’identifier le système de gestion documentaire qui vous convient, il est important de comprendre ce qu’est un système de gestion documentaire et ce qu’il peut signifier pour votre entreprise.
L’Association for Information and Image Management International définit la gestion de documents comme « l’utilisation d’un système informatique et d’un logiciel pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images électroniques d’informations sur papier capturées à l’aide d’un scanner de documents ».
Essentiellement, un système de gestion de documents est une armoire à dossiers numérique qui permet de stocker et de récupérer en toute sécurité tous les documents importants de votre entreprise. Non seulement la mise en œuvre d’un GED permet à votre entreprise de contrôler et d’organiser efficacement ses documents, mais elle offre également des avantages supplémentaires, comme la possibilité d’indexer le contenu en fonction du contenu, d’exécuter des rapports et de sécuriser les documents.
Indexation du contenu
Avec un système de gestion de documents en ligne, il n’est plus nécessaire de passer au crible et de trier des centaines de feuilles de papier. Les systèmes logiciels vous permettent d’étiqueter et de coder vos fichiers pour créer un schéma d’indexation.
Grâce à cet index, votre entreprise est en mesure de rechercher des documents sur la base de plusieurs critères, descriptions et mots-clés, pour une récupération facile et rapide des documents. Une fois localisé, le système Blue Pencil vous permet de demander une récupération physique ou de numériser le(s) document(s) électroniquement pour le partager facilement à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation.
Assurer la sécurité des documents
Les violations de données sont devenues un risque auquel chaque entreprise doit se préparer et contre lequel elle doit lutter. Les systèmes de gestion de documents offrent une solution de stockage sécurisée pour vos documents, empêchant ainsi toute manipulation inappropriée, tout vol, tout incendie et tout espionnage.
Exécution de rapports
Grâce à la possibilité d’exécuter des rapports personnalisés, un système de gestion de documents peut effectuer des analyses en votre nom et extraire des informations qui auraient pris des heures à compiler autrement.
Non seulement cela libère de l’espace et du temps pour les employés, mais cela permet également une personnalisation en fonction des besoins de votre entreprise. Parmi les exemples de ces rapports, on peut citer l’activité des comptes, les rapports d’inventaire, etc.
Comment choisir un système de gestion de documents ?
Lorsqu’il s’agit de choisir le bon système de gestion de documents pour votre entreprise, il est important de considérer d’abord à quel stade votre entreprise se trouve actuellement en termes de gestion de documents.
Par exemple, une entreprise qui fonctionne entièrement sur papier devrait envisager un système d’imagerie pour convertir les fichiers papier en format électronique, tandis qu’un bureau sans papier pourrait n’avoir besoin que d’une solution logicielle.
Par ailleurs, une entreprise qui recherche à la fois une solution d’imagerie et une solution logicielle devra déterminer si elle a besoin d’un système auto-hébergé ou d’un système de gestion documentaire hébergé dans le nuage.
GED basé sur le cloud ou GED auto-hébergé
Si les solutions auto-hébergées permettent à votre entreprise de stocker de grandes quantités d’informations sur vos propres serveurs, elles nécessitent des coûts initiaux importants et présentent des risques en termes de récupération des documents en cas de problème.
À l’inverse, les systèmes basés sur le cloud sont hébergés par un fournisseur de stockage externe, ce qui nécessite un investissement bien moindre de la part de votre entreprise en termes de temps et de finances. Non seulement ces solutions ont un prix plus compétitif que les solutions auto-hébergées, mais elles permettent également à vos employés d’accéder aux documents de votre entreprise en ligne, ce qui rend la récupération plus flexible.
Les GED sont efficace et professionnel. Les documents sont en sécurité et éliminés de manière appropriée. Non seulement vous continuer à utiliser le logiciel, mais vous le recommanderai à tout le monde.
Il propose un système de gestion de documents en ligne, qui permet à vos employés d’accéder aux documents de l’entreprise grâce à un logiciel basé sur le cloud.
Avec la GED, non seulement vous avez accès à un système de gestion de documents qui permet l’indexation, la création de rapports et le stockage sécurisé des données, mais toutes ces fonctionnalités peuvent être demandées depuis votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou même votre téléphone mobile, que vous travailliez au bureau ou à domicile.
En plus de ses capacités de gestion de documents, le système est également fourni avec un service de déchiquetage pour une destruction sécurisée des fichiers, comme nous tous un centre des employés pour le stockage des politiques de gestion, des procédures et des ressources de formation.
Voir ce site https://evok.com/fr/m-files/ qui vous permettra d’en savoir plus sur la gestion électronique des documents.
