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Les entreprises se tournent de plus en plus vers le Cloud pour obtenir des applications et des outils qui les aident à gérer leurs activités quotidiennes. Cette tendance a rendu le télétravail de plus en plus pratique et souhaitable, les entreprises se précipitant pour réduire leurs coûts et les employés abandonnant les trajets traditionnels. Une entreprise a récemment découvert qu’environ 37 % de la main-d’œuvre fait désormais du télétravail, ce qui suggère un changement massif dans la façon dont les gens travaillent.

Les solutions basées sur le cloud et les appareils mobiles ont permis de libérer les travailleurs de leur bureau et des bureaux de l’entreprise en stimulant la productivité du travail à distance. La technologie a également permis aux jeunes pousses, aux indépendants et aux travailleurs autonomes de s’émanciper en leur fournissant des outils précieux pour rendre les processus d’entreprise rapides et efficaces. Néanmoins, les travailleurs à distance ont besoin d’un environnement de bureau qui reproduit de nombreux éléments du lieu de travail traditionnel. Les cinq conseils suivants vous montreront comment mettre en place un bureau virtuel qui soutiendra votre carrière.

1. Sécurisez l’équipement essentiel

Les travailleurs à distance ont besoin d’un équipement de base pour soutenir leur réussite. Chaque travailleur à distance a besoin d’un ordinateur portable pour lui permettre de travailler depuis n’importe quel endroit où il peut trouver une connexion Internet. Les travailleurs peuvent facilement transporter leurs ordinateurs sur les sites des clients et des employeurs, ce qui leur permet d’avoir un accès constant à leurs logiciels et à leurs fichiers. Achetez un ordinateur portable doté de beaucoup de mémoire et de stockage, d’un processeur rapide et d’un appareil photo intégré pour vous assurer que vous pouvez facilement exécuter chaque partie de votre activité.

L’un des avantages du bureau virtuel Suisse est qu’une entreprise peut être présente dans une région extrêmement intéressante, et se trouver physiquement dans une autre ville, un autre État, un autre pays ou même un bureau à domicile.

Les télétravailleurs dépendent des logiciels pour leur travail. Au fil du temps, les développeurs corrigent les bogues, améliorent la sécurité et ajoutent des fonctionnalités à leurs produits, ce qui fait des dernières versions une nécessité pour les personnes qui veulent maximiser leur productivité.

Les appareils mobiles font également partie des équipements essentiels pour les travailleurs à distance. Les smartphones et les tablettes permettent aux gens de rester connectés dans des conditions où un ordinateur portable semble peu pratique. Les travailleurs peuvent synchroniser leurs appareils avec leur ordinateur pour s’assurer qu’ils ont toujours accès à leurs données. Grâce aux logiciels en nuage, les travailleurs peuvent passer d’un appareil à l’autre sans crainte de corruption des données ou de conflits de versions.

En tant que travailleur à distance, vous pouvez avoir besoin d’autres équipements, en fonction des exigences de votre travail. Si vous avez le luxe de travailler à domicile, vous pouvez facilement adapter l’espace de travail adéquat pour compléter le bureau virtuel que vous avez mis en place. Certains travailleurs à domicile utilisent des moniteurs externes, des claviers de taille normale, une souris et une imprimante multifonctions pour améliorer l’efficacité de leur bureau virtuel.

2. Restez connecté

Maintenant que de nombreuses applications d’entreprise fonctionnent dans le nuage, les travailleurs à distance ont plus que jamais besoin d’une connexion Internet fiable. Une connexion rapide au bureau à domicile permettra d’assurer une bande passante suffisante pour les appels vocaux et vidéo, les réunions en ligne et les conférences tout en traitant les fichiers et en mettant à jour les dossiers.

Les travailleurs mobiles doivent toujours avoir à portée de main un dispositif de point d’accès mobile qu’ils pourront utiliser pendant leurs déplacements et qui leur servira de sauvegarde en cas de panne de la connexion à domicile. Vous pouvez choisir d’utiliser la fonction hotspot de votre smartphone ou de vous procurer un appareil dédié à cette fonction, tel que le Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot, l’Overdrive Pro de FreedomPop ou le Verizon Wireless Jetpack MiFi, pour n’en citer que quelques-uns.

3. Choisir les bons outils de communication et de collaboration

Les travailleurs à distance doivent avoir accès à des outils de collaboration et de communication qui peuvent optimiser leur flux de travail. Les dernières tendances en matière de gestion de projet comprennent la virtualisation, la numérisation et les connexions à distance. Assurez-vous donc de disposer d’outils qui vous aident à suivre le rythme des exigences de votre travail. Les outils de communication essentiels comprennent un fournisseur de courrier électronique, comme Outlook ou Gmail, la messagerie instantanée, les softphones ou les terminaux téléphoniques IP qui fonctionnent avec votre fournisseur de VoIP, et les conférences web comme WebEx ou GoTo Meeting.

Les outils de collaboration qui peuvent vous aider à travailler efficacement avec des équipes comprennent Slack, l’application de messagerie pour les équipes, Yammer, le principal outil de réseau social pour les entreprises, Asana, un outil de suivi de projet de premier plan. WorkflowMax est un outil de gestion des tâches tout-en-un qui facilite le suivi du temps, les devis, la facturation et les rapports. Lorsque vous disposerez des bons outils, vous découvrirez que vous pouvez travailler plus vite et plus intelligemment.

Vous pouvez être encore plus efficace en utilisant un outil de communication visuelle. Consultez nos intégrations Google Drive et Slack si vous souhaitez ajouter à votre flux de travail actuel.

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4. Déplacez votre stockage de données vers le Cloud

Dans le passé, les télétravailleurs avaient des difficultés à garder une trace de leurs fichiers stockés sur différents ordinateurs, appareils et clés USB portables. Aujourd’hui, le stockage de fichiers dans le nuage permet aux travailleurs d’accéder à leurs données à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil.

Correctement utilisé, le stockage en ligne permet de sécuriser les données et de protéger les pertes de données causées par les pannes d’ordinateur et de disque dur. Des services tels que OneDrive, Dropbox, Google Drive et Box fournissent des applications web et mobiles qui permettent de sauvegarder, de partager et d’organiser facilement des fichiers.

Toutefois, malgré les nombreux avantages que procurent les services dans le nuage, les employés doivent être conscients de certains risques liés au stockage dans le nuage afin d’éviter de compromettre la sécurité de données commerciales précieuses et sensibles.

5. Rester organisé et disponible

Les délais non respectés, les tâches oubliées et les rendez-vous manqués peuvent faire dérailler votre carrière de télétravailleur. Vous devez bien gérer votre temps tout en accomplissant vos tâches. Plus important encore, vous devez rester accessible à vos clients et à vos collègues. Essayez d’utiliser des applications et des outils pour organiser vos tâches, vos notes et vos rendez-vous afin de pouvoir assumer toutes vos responsabilités.

Des logiciels tels que MyLife Organized, Organizer Pro et MyOrganizer ultimate vous permettent de créer des listes de tâches, de planifier, de fixer des objectifs et de stocker des contacts de manière centralisée. Parmi les applications qui fonctionnent de la même manière, citons Google Calendar, Evernote, Trello et Toodledo. Quel que soit votre choix, vous pouvez synchroniser vos informations pour les utiliser sur tous vos appareils afin de ne plus jamais manquer une tâche ou une opportunité importante.

Si vous êtes un entrepreneur et que vous cherchez des options pour lancer votre idée d’entreprise ou développer celle que vous avez déjà, les bureaux virtuels sont une excellente occasion pour vous d’optimiser votre temps et vos ressources. En les utilisant, vous obtiendrez des avantages qui génèrent une valeur réelle pour vos clients, vos partenaires et votre public cible.

Réduction des coûts

Lorsque vous faites appel à des bureaux virtuels, vous avez accès à un certain nombre de réductions de vos coûts mensuels, car vous ne payez que ce qui est nécessaire. Par conséquent, vous ne dépensez pas votre argent pour des ressources que vous n’utiliserez pas, ce qui vous permet d’augmenter vos liquidités pour les investir dans ce dont vous avez réellement besoin.

Optimisation du temps

Si vous disposez de ce type de service, vous et votre entreprise gagnerez beaucoup de temps, puisqu’il ne sera pas nécessaire d’effectuer des déplacements et des transferts. Vous ne déplacerez ponctuellement que le jour et l’heure où vous devez rencontrer en personne vos partenaires, collaborateurs ou clients.

Vous prenez soin de votre santé et de celle des autres

Si vous développez vos activités professionnelles la plupart du temps depuis votre domicile, vous évitez le contact avec les situations défavorables qui se présentent souvent dans la vie quotidienne. Par exemple, les climats compliqués, les accidents dans les transports publics et / ou privés, les maladies qui se propagent facilement et l’exposition à la pollution qui se produit dans les villes avec un grand nombre d’habitants et de véhicules privés, comme l’est la capitale de notre pays.

Valeurs ajoutées

Lorsque vous décidez d’acquérir des installations virtuelles, vous avez accès à des valeurs ajoutées, telles que le fait de disposer d’un numéro de téléphone unique au nom de votre entreprise, d’avoir des installations dans des points stratégiques de la ville à proximité de points clés tels que les centres commerciaux, les transports publics, les banques, les restaurants et les parkings. En outre, vous disposerez d’installations physiques qui vous apporteront un grand confort, car elles sont équipées de tout ce dont vous avez besoin (et plus encore) pour faire de toutes vos réunions un succès. Alors… qu’attendez-vous pour profiter de tous ces avantages ?

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